PROJET de RÈGLEMENT
INTÉRIEUR DE LA SECTION de
CÔTE-D’OR DE l’ASSOCIATION DES MEMBRES DE L’ORDRE
DES PALMES ACADÉMIQUES Approuvé Par le Conseil
d’Administration National Et Par les Membres du
Comité Consultatif le : 21 Novembre 2013 |
PRÉAMBULE
Ø
Le présent
règlement intérieur a été établi en application des articles 12-2 et 22 des
nouveaux statuts de l’Association de l’Ordre des Membres des Palmes Académiques
(AMOPA) approuvés par un arrêté du ministre de l’intérieur le 25 février 2013
publié au journal officiel le 6 mars 2013.
Ø
Il constitue le
complément indissociable des statuts nationaux dont les données et les règles
prévalent en toute circonstance en leur apportant des prescriptions et des
détails applicatifs. Il a donc pour objet :
- de définir les règles d’administration et de
fonctionnement de la section de Côte-d’Or, dénommée AMOPA-21;
- de préciser, en s’y référant, le mode
d’application de certains articles des statuts qui se limitent à indiquer
une règle générale ;
- de permettre au président de régler par circulaires,
après approbation du bureau de section sur avis du comité consultatif, certains
points éventuels de détail ou méritant actualisation face aux évolutions ou
contraintes du moment ;
- de faciliter ainsi le fonctionnement de la section
de Côte-d’Or dans l’application de sa politique départementale, de sa gestion
et de sa gouvernance.
Ø
Le siège social
de la section est fixé au Rectorat, 2 G
rue du Général Delaborde BP 81921
21019 DIJON Cedex, où la section peut tenir ses réunions statutaires et
où elle dispose d’une armoire pour conserver ses archives.
Ø Les membres, réunis en assemblée générale, élisent le
comité consultatif et le bureau de section.
I
– ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF
Article 1 : Adhérents ayant droit de vote (en application de
l’article 5 des statuts)
Sont électeurs tous les membres actifs, bienfaiteurs,
de soutien et d’honneur, à jour de leur cotisation au 1er janvier de
l’année de l’élection et les membres nouveaux dont l’adhésion a été enregistrée
avant la date de clôture du scrutin.
Article
2 : Sympathisants
Peuvent avoir la qualité de
sympathisant, sur leur demande, les conjoint(e)s, veuves ou veufs de membres
actifs, ainsi que les personnes qui adhèrent aux buts de l’association et
participent régulièrement aux activités de la section de Côte-d’Or. Ils sont
conviés aux manifestations et assemblées organisées par la section AMOPA-21. A
ce titre, ils paient une participation dont le montant est défini par
l’assemblée générale de l’association nationale. Ils n’ont pas de droit de vote
et ne sont pas éligibles.
Cette qualité peut leur être retirée
par décision du bureau de section en cas de difficulté, sans qu’il soit
nécessaire de motiver cette décision qui n’est pas susceptible d’appel.
Article 3 : Conditions d’éligibilité (en application de l’article
5 des statuts)
Les membres du comité consultatif en
fonction sont rééligibles sans limitation de mandat et sans limite d’âge.
Article 4 : Organisation de l’élection (en application de
l’article 5 des statuts)
Le nombre de membres du comité consultatif de la
section est fixé à dix-huit.
Les membres du comité consultatif sont élus pour
quatre ans.
Le scrutin est uninominal. En fonction du nombre de sièges
à pourvoir, sont déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre
de voix. En cas d’égalité de voix, le plus âgé des élus est retenu.
Si le scrutin est organisé par voie postale ou
télématique, le résultat du vote doit pouvoir être annoncé au début de
l’assemblée générale.
Les différentes échéances à respecter pour
l’organisation de l’élection (date d’appel et de dépôt des candidatures, date
et modalités du scrutin, etc.) sont fixées par une commission électorale
désignée par le président, composée de quatre membres du comité consultatif.
Les membres de la section doivent pouvoir disposer d’un délai minimum d’un mois
pour déposer leur candidature.
II – ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU DE
SECTION
Article
5 : Composition et désignation du bureau de section (en application de
l’article 12-2 des statuts)
Le bureau de section comporte six membres : un
président, un vice-président, un secrétaire, un secrétaire-adjoint, un
trésorier et un trésorier-adjoint, élus pour quatre ans par les membres de
l’assemblée générale présents ou représentés, à bulletin secret en cas de
pluralité de candidatures sur tel ou tel poste à pourvoir.
Le président ne peut exercer que deux mandats
consécutifs de quatre ans.
III – REMPLACEMENT DES
MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF EN CAS DE VACANCE D’UN SIÈGE
Article
6 : Remplacement d’un membre du comité consultatif en cours de mandat (en
application de l’article 5 des statuts)
En cas de vacance d’un siège au comité consultatif,
celui-ci peut, dans l’ordre :
- décider que le comité peut
fonctionner dans des conditions normales sans qu’il soit procédé au
remplacement du membre défaillant, en particulier lorsque celui-ci n’est pas
membre du bureau de section ;
- appeler à siéger le
premier candidat non élu lors du scrutin au cours duquel a été élu le membre
défaillant (en cas de refus de l’intéressé, le deuxième, etc.) ;
- désigner, en cas
d’impossibilité, tout membre de la section, après avis du président, répondant
aux conditions d’éligibilité définies à l’article 6 du règlement
intérieur ; l’assemblée générale qui se tient après cette désignation en
est informée.
Le mandat des membres du comité appelés à siéger dans
ces conditions prend fin à l’expiration du mandat du membre qu’ils remplacent.
IV
– RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ CONSULTATIF ET DU BUREAU DE SECTION
Article
7 : La convocation du comité consultatif et du bureau de section (en
application de l’article 5 des statuts)
Le comité
consultatif se réunit au moins tous les
quatre mois. Il est convoqué à l'initiative du président ou à la demande de la
moitié de ses membres en exercice. La convocation, qui comporte un ordre du
jour, doit être adressée au moins quinze jours avant la date de la réunion. Un
membre du comité consultatif peut demander qu’un point soit inscrit à l’ordre
du jour au moins une semaine avant la date de la réunion, par un courrier ou un courriel adressé au
président et au secrétaire.
A défaut de quorum (voir article suivant), le comité
est convoqué à nouveau dans le mois qui suit la réunion qui n’a pu se tenir. Pour cette deuxième
convocation, il n'y a plus d'exigence de quorum.
Les membres
du bureau de section sont réunis à l’initiative du président, en fonction des
besoins. Aucune condition de délais de convocation n’est opposable pour la
validité des décisions qu’il prend dans le cadre de ses compétences. La
convocation doit comporter un ordre du jour.
Article
8 : Le vote des décisions, les procurations, règles de quorum pour le
comité consultatif et le bureau de section (en application de l’article 5 des
statuts) :
La présence effective - ou par représentation - de la
moitié + 1 des membres en exercice est nécessaire (soit dix membres, si le
comité consultatif est au complet et quatre membres pour le bureau de section)
pour la validité des délibérations. Les membres absents et excusés peuvent donner une procuration pour vote au profit
d’un membre présent. Le nombre de procurations que peut détenir un même membre
est limité à une. La procuration doit être remise au secrétaire de séance en
début de réunion.
Les avis du comité consultatif et les décisions du
bureau de section sont pris à la majorité des membres présents ou ayant donné
procuration de vote. Les votes peuvent être à bulletin secret, à la demande
d’un membre du comité ou du bureau, ou à main levée. Dans ce second cas, s’il y
a égalité de voix, celle du président est prépondérante. La vérification du
quorum est effectuée en début de réunion et s’applique à l’ensemble des
délibérations inscrites à l’ordre du jour.
Article
9 : Conditions de délégation de compétences du bureau de section au
président (en application de l’article 9 des statuts) :
Chargé d’administrer la section, le bureau de section
peut, dans certains domaines qui ne relèvent pas des pouvoirs propres du
président (voir article 9 des statuts), déléguer à celui-ci certaines de ses
compétences. Cette délégation est accordée par une délibération du bureau de
section qui en précise l’étendue et éventuellement la durée.
Article
10 : Procès-verbaux, rédaction, approbation, conservation :
Il est tenu procès-verbal des séances du comité
consultatif par un secrétaire de séance désigné à cet effet. La liste des
participants et des membres absents excusés ayant donné procuration de vote est
annexée au procès-verbal. Celui-ci est approuvé, d’une réunion sur l’autre, par
un vote du comité.
Les procès-verbaux sont signés par le président et le
secrétaire et transcrits sans blancs ni ratures sur des feuillets conservés par
la section. Il en est adressé copie à tous les membres du comité consultatif,
dans les meilleurs délais. Ils sont envoyés au président national et au
secrétaire général de l’association et sont communicables à tout membre de la
section sur demande expresse de sa part.
Ces obligations relatives à la rédaction d’un
procès-verbal et à sa diffusion s’appliquent également aux réunions du bureau
de section.
V – CONDITIONS DE
REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGÉS PAR LES MEMBRES DU COMITE CONSULTATIF ET DU
BUREAU DE SECTION
Article
11 : Remboursement des frais de déplacement (en application de l’article 7
des statuts) :
Les règles générales applicables en matière de
remboursement des frais de déplacement des membres du comité consultatif et du
bureau de section sont définies par une délibération du bureau de section sur
avis du comité consultatif. Elles précisent notamment les modalités de prise en
charge en cas de déplacement en véhicule personnel.
Article
12 : Remboursement de frais engagés pour le compte de la section ou de
l’association (en application de l’article 7 des statuts) ;
Les frais engagés par les mêmes personnes (frais
administratifs, de communication téléphonique ou postale, etc..) doivent faire
l’objet d’une décision explicite de remboursement de la part du président de la
section. Dans toute la mesure du possible, celle-ci doit être préalable à
l’engagement de la dépense, sauf si celle-ci a manifestement un caractère
imprévu.
VI
- RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article
13 : Convocation de l’assemblée générale, ordre du jour (en application de
l’article 8 des statuts)
L’assemblée générale comprend tous les membres de la
section. Sont convoqués et peuvent prendre part aux différents votes les membres actifs, bienfaiteurs, de soutien
et d’honneur, à jour de leur cotisation au 1er janvier de l’année de
l’assemblée générale et les membres nouveaux dont l’adhésion a été enregistrée
avant la date de clôture du scrutin. Peuvent participer, sans droit de vote,
les membres sympathisants.
Tout membre de la section peut donner une procuration
à un autre membre de sa section, lui-même présent à l’assemblée générale. Un
même membre ne peut détenir plus d’un pouvoir en sus du sien.
La
convocation de l’assemblée générale, comportant l’ordre du jour, doit être
adressée aux membres au minimum un mois avant la date de celle-ci.
Tout point non prévu à l’ordre du jour peut être
ajouté en début de séance à la demande d’un quart au moins des présents, à la
condition que le président ne s’y oppose pas pour des motifs statutaires ou
réglementaires.
L’assemblée
générale se déroule un jour ouvrable, avant la fin du mois de mars. Le lieu et
la date sont fixés, autant que possible, un an à l’avance par le bureau de
section sur avis du comité consultatif.
La convocation et l’ordre du jour sont consultables
sur le site Internet de la section.
Article
14 : Documents remis lors de l’assemblée générale (en application de
l’article 8 des statuts) :
Les documents établis en appui aux questions devant
faire l’objet d’une délibération sont communiqués aux membres en même temps que
la convocation, notamment sous la forme du bulletin de liaison.
Article
15 : Procès-verbal de la réunion (en application de l’article 8 des
statuts)
Il est dressé procès-verbal de l’assemblée générale
dans les mêmes conditions que pour celui des réunions du comité consultatif et
du bureau de section (voir article 9).
VII – GESTION
ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DE LA SECTION ET DES ADHÉRENTS QUI LUI SONT
RATTACHÉS
Article
16 : La gestion du fichier des adhérents (en application de l’article 12
des statuts)
Le fichier des adhérents de la section est tenu à jour
de façon coordonnée entre le secrétaire général de l’association et
conjointement par le secrétaire et le trésorier de la section départementale
qui tiennent informé le secrétariat national de toute modification intervenant
dans les données personnelles relatives à chaque adhérent. Ils sont tenus par
une obligation de confidentialité dans le recueil et la transmission des
données.
Article
17 : La collecte des cotisations (en application de l’article 12 des
statuts)
Le montant des cotisations et abonnements est adressé directement par les intéressés au secrétariat
national de l’AMOPA. Les sections qui, à titre dérogatoire, souhaitent pouvoir
recueillir elles-mêmes les cotisations et abonnements et en transmettre le
montant au trésorier de l’association à compter du 1er mars de
l’année concernée, doivent obtenir l’accord explicite de celui-ci. La section
de Côte-d’Or entre dans ce cadre dérogatoire. A ce titre, le trésorier de la
section procède à des versements échelonnés lorsque les encaissements effectués
le justifient. Le trésorier national fait parvenir au trésorier de la section
les rappels qui sont à envoyer aux membres en retard de règlement.
VIII
– RESPONSABILITE DU PRESIDENT DE LA SECTION ET DES MEMBRES DU COMITE
CONSULTATIF :
Article
18 : La responsabilité des membres du bureau de section (en application de
l’article 12 des statuts)
La responsabilité du président de section peut
notamment être engagée vis-à-vis des instances nationales pour non-respect des
dispositions statutaires et réglementaires propres à l’association ou pour
engagement de dépenses non compatibles avec les ressources de sa section.
Dans le cas où il est mis fin aux fonctions du
président, et sauf appel de sa part devant l’assemblée générale de
l’association, une assemblée générale de la section est convoquée dans les
meilleurs délais pour procéder à l’élection d’un nouveau bureau de section.
Toute décision mettant fin aux fonctions du président
ou d’un membre du bureau de la section est notifiée à l’intéressé et aux
membres du bureau de section et du comité consultatif.
IX
– ARTICLE D’EXÉCUTION
Article
19 : Le présent règlement intérieur entrera en vigueur après validation
par le conseil d’administration national de l’association et approbation par
l’assemblée générale de la section de la Côte-d’Or (en application de l’article
12-2 des statuts).
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