PRÉAMBULE
Le présent règlement intérieur a été établi en application des articles 12-2 et 22 des nouveaux statuts de l’Association de l’Ordre des Membres des Palmes Académiques (AMOPA) approuvés par un arrêté du ministre de l’intérieur le 25 février 2013 publié au journal officiel le 6 mars 2013.
Il constitue le complément indissociable des statuts nationaux dont les données et les règles prévalent en toute circonstance en leur apportant des prescriptions et des détails applicatifs. Il a donc pour objet :
- de définir les règles d’administration et de fonctionnement de la section de Côte-d’Or, dénommée AMOPA-21
- de préciser, en s’y référant, le mode d’application de certains articles des statuts qui se limitent à indiquer une règle générale
- de permettre au président de régler par circulaires, après approbation du bureau de section sur avis du comité consultatif, certains points éventuels de détail ou méritant actualisation face aux évolutions ou contraintes du moment
- de faciliter ainsi le fonctionnement de la section de Côte-d’Or dans l’application de sa politique départementale, de sa gestion et de sa gouvernance
Le siège social de la section est fixé au Rectorat, 2 G rue du Général Delaborde BP 81921 21019 DIJON Cedex, où la section peut tenir ses réunions statutaires et où elle dispose d’une armoire pour conserver ses archives.
Les membres, réunis en assemblée générale, élisent le comité consultatif et le bureau de section.
I – ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF
Article 1 : Adhérents ayant droit de vote (en application de l’article 5 des statuts)
Sont électeurs tous les membres actifs, bienfaiteurs, de soutien et d’honneur, à jour de leur cotisation au 1er janvier de l’année de l’élection et les membres nouveaux dont l’adhésion a été enregistrée avant la date de clôture du scrutin.
Article 2 : Sympathisants
Peuvent avoir la qualité de sympathisant, sur leur demande, les conjoint(e)s, veuves ou veufs de membres actifs, ainsi que les personnes qui adhèrent aux buts de l’association et participent régulièrement aux activités de la section de Côte-d’Or. Ils sont conviés aux manifestations et assemblées organisées par la section AMOPA-21. A ce titre, ils paient une participation dont le montant est défini par l’assemblée générale de l’association nationale. Ils n’ont pas de droit de vote et ne sont pas éligibles.
Cette qualité peut leur être retirée par décision du bureau de section en cas de difficulté, sans qu’il soit nécessaire de motiver cette décision qui n’est pas susceptible d’appel.
Article 3 : Conditions d’éligibilité (en application de l’article 5 des statuts)
Les membres du comité consultatif en fonction sont rééligibles sans limitation de mandat et sans limite d’âge.
Article 4 : Organisation de l’élection (en application de l’article 5 des statuts)
Le nombre de membres du comité consultatif de la section est fixé à dix-huit.
Les membres du comité consultatif sont élus pour quatre ans.
Le scrutin est uninominal. En fonction du nombre de sièges à pourvoir, sont déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité de voix, le plus âgé des élus est retenu.
Si le scrutin est organisé par voie postale ou télématique, le résultat du vote doit pouvoir être annoncé au début de l’assemblée générale.
Les différentes échéances à respecter pour l’organisation de l’élection (date d’appel et de dépôt des candidatures, date et modalités du scrutin, etc.) sont fixées par une commission électorale désignée par le président, composée de quatre membres du comité consultatif. Les membres de la section doivent pouvoir disposer d’un délai minimum d’un mois pour déposer leur candidature.
II – ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU DE SECTION
Article 5 : Composition et désignation du bureau de section (en application de l’article 12-2 des statuts)
Le bureau de section comporte six membres : un président, un vice-président, un secrétaire, un secrétaire-adjoint, un trésorier et un trésorier-adjoint, élus pour quatre ans par les membres de l’assemblée générale présents ou représentés, à bulletin secret en cas de pluralité de candidatures sur tel ou tel poste à pourvoir.
Le président ne peut exercer que deux mandats consécutifs de quatre ans.
III – REMPLACEMENT DES MEMBRES DU COMITÉ CONSULTATIF EN CAS DE VACANCE D’UN SIÈGE
Article 6 : Remplacement d’un membre du comité consultatif en cours de mandat (en application de l’article 5 des statuts)
En cas de vacance d’un siège au comité consultatif, celui-ci peut, dans l’ordre :
- décider que le comité peut fonctionner dans des conditions normales sans qu’il soit procédé au remplacement du membre défaillant, en particulier lorsque celui-ci n’est pas membre du bureau de section
- appeler à siéger le premier candidat non élu lors du scrutin au cours duquel a été élu le membre défaillant (en cas de refus de l’intéressé, le deuxième, etc.)
- désigner, en cas d’impossibilité, tout membre de la section, après avis du président, répondant aux conditions d’éligibilité définies à l’article 6 du règlement intérieur ; l’assemblée générale qui se tient après cette désignation en est informée
Le mandat des membres du comité appelés à siéger dans ces conditions prend fin à l’expiration du mandat du membre qu’ils remplacent.
IV – RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ CONSULTATIF ET DU BUREAU DE SECTION
Article 7 : La convocation du comité consultatif et du bureau de section (en application de l’article 5 des statuts)
Le comité consultatif se réunit au moins tous les quatre mois. Il est convoqué à l’initiative du président ou à la demande de la moitié de ses membres en exercice. La convocation, qui comporte un ordre du jour, doit être adressée au moins quinze jours avant la date de la réunion. Un membre du comité consultatif peut demander qu’un point soit inscrit à l’ordre du jour au moins une semaine avant la date de la réunion, par un courrier ou un courriel adressé au président et au secrétaire.
A défaut de quorum (voir article suivant), le comité est convoqué à nouveau dans le mois qui suit la réunion qui n’a pu se tenir. Pour cette deuxième convocation, il n’y a plus d’exigence de quorum.
Les membres du bureau de section sont réunis à l’initiative du président, en fonction des besoins. Aucune condition de délais de convocation n’est opposable pour la validité des décisions qu’il prend dans le cadre de ses compétences. La convocation doit comporter un ordre du jour.
Article 8 : Le vote des décisions, les procurations, règles de quorum pour le comité consultatif et le bureau de section (en application de l’article 5 des statuts) :
La présence effective – ou par représentation – de la moitié + 1 des membres en exercice est nécessaire (soit dix membres, si le comité consultatif est au complet et quatre membres pour le bureau de section) pour la validité des délibérations. Les membres absents et excusés peuvent donner une procuration pour vote au profit d’un membre présent. Le nombre de procurations que peut détenir un même membre est limité à une. La procuration doit être remise au secrétaire de séance en début de réunion.
Les avis du comité consultatif et les décisions du bureau de section sont pris à la majorité des membres présents ou ayant donné procuration de vote. Les votes peuvent être à bulletin secret, à la demande d’un membre du comité ou du bureau, ou à main levée. Dans ce second cas, s’il y a égalité de voix, celle du président est prépondérante. La vérification du quorum est effectuée en début de réunion et s’applique à l’ensemble des délibérations inscrites à l’ordre du jour.
Article 9 : Conditions de délégation de compétences du bureau de section au président (en application de l’article 9 des statuts) :
Chargé d’administrer la section, le bureau de section peut, dans certains domaines qui ne relèvent pas des pouvoirs propres du président (voir article 9 des statuts), déléguer à celui-ci certaines de ses compétences. Cette délégation est accordée par une délibération du bureau de section qui en précise l’étendue et éventuellement la durée.
Article 10 : Procès-verbaux, rédaction, approbation, conservation :
Il est tenu procès-verbal des séances du comité consultatif par un secrétaire de séance désigné à cet effet. La liste des participants et des membres absents excusés ayant donné procuration de vote est annexée au procès-verbal. Celui-ci est approuvé, d’une réunion sur l’autre, par un vote du comité.
Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire et transcrits sans blancs ni ratures sur des feuillets conservés par la section. Il en est adressé copie à tous les membres du comité consultatif, dans les meilleurs délais. Ils sont envoyés au président national et au secrétaire général de l’association et sont communicables à tout membre de la section sur demande expresse de sa part.
Ces obligations relatives à la rédaction d’un procès-verbal et à sa diffusion s’appliquent également aux réunions du bureau de section.
V – CONDITIONS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGÉS PAR LES MEMBRES DU COMITE CONSULTATIF ET DU BUREAU DE SECTION
Article 11 : Remboursement des frais de déplacement (en application de l’article 7 des statuts) :
Les règles générales applicables en matière de remboursement des frais de déplacement des membres du comité consultatif et du bureau de section sont définies par une délibération du bureau de section sur avis du comité consultatif. Elles précisent notamment les modalités de prise en charge en cas de déplacement en véhicule personnel.
Article 12 : Remboursement de frais engagés pour le compte de la section ou de l’association (en application de l’article 7 des statuts) ;
Les frais engagés par les mêmes personnes (frais administratifs, de communication téléphonique ou postale, etc..) doivent faire l’objet d’une décision explicite de remboursement de la part du président de la section. Dans toute la mesure du possible, celle-ci doit être préalable à l’engagement de la dépense, sauf si celle-ci a manifestement un caractère imprévu.
VI – RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 13 : Convocation de l’assemblée générale, ordre du jour (en application de l’article 8 des statuts)
L’assemblée générale comprend tous les membres de la section. Sont convoqués et peuvent prendre part aux différents votes les membres actifs, bienfaiteurs, de soutien et d’honneur, à jour de leur cotisation au 1er janvier de l’année de l’assemblée générale et les membres nouveaux dont l’adhésion a été enregistrée avant la date de clôture du scrutin. Peuvent participer, sans droit de vote, les membres sympathisants.
Tout membre de la section peut donner une procuration à un autre membre de sa section, lui-même présent à l’assemblée générale. Un même membre ne peut détenir plus d’un pouvoir en sus du sien.
La convocation de l’assemblée générale, comportant l’ordre du jour, doit être adressée aux membres au minimum un mois avant la date de celle-ci.
Tout point non prévu à l’ordre du jour peut être ajouté en début de séance à la demande d’un quart au moins des présents, à la condition que le président ne s’y oppose pas pour des motifs statutaires ou réglementaires.
L’assemblée générale se déroule un jour ouvrable, avant la fin du mois de mars. Le lieu et la date sont fixés, autant que possible, un an à l’avance par le bureau de section sur avis du comité consultatif.
La convocation et l’ordre du jour sont consultables sur le site Internet de la section.
Article 14 : Documents remis lors de l’assemblée générale (en application de l’article 8 des statuts) :
Les documents établis en appui aux questions devant faire l’objet d’une délibération sont communiqués aux membres en même temps que la convocation, notamment sous la forme du bulletin de liaison.
Article 15 : Procès-verbal de la réunion (en application de l’article 8 des statuts)
Il est dressé procès-verbal de l’assemblée générale dans les mêmes conditions que pour celui des réunions du comité consultatif et du bureau de section (voir article 9).
VII – GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DE LA SECTION ET DES ADHÉRENTS QUI LUI SONT RATTACHÉS
Article 16 : La gestion du fichier des adhérents (en application de l’article 12 des statuts)
Le fichier des adhérents de la section est tenu à jour de façon coordonnée entre le secrétaire général de l’association et conjointement par le secrétaire et le trésorier de la section départementale qui tiennent informé le secrétariat national de toute modification intervenant dans les données personnelles relatives à chaque adhérent. Ils sont tenus par une obligation de confidentialité dans le recueil et la transmission des données.
Article 17 : La collecte des cotisations (en application de l’article 12 des statuts)
Le montant des cotisations et abonnements est adressé directement par les intéressés au secrétariat national de l’AMOPA. Les sections qui, à titre dérogatoire, souhaitent pouvoir recueillir elles-mêmes les cotisations et abonnements et en transmettre le montant au trésorier de l’association à compter du 1er mars de l’année concernée, doivent obtenir l’accord explicite de celui-ci. La section de Côte-d’Or entre dans ce cadre dérogatoire. A ce titre, le trésorier de la section procède à des versements échelonnés lorsque les encaissements effectués le justifient. Le trésorier national fait parvenir au trésorier de la section les rappels qui sont à envoyer aux membres en retard de règlement.
VIII – RESPONSABILITÉ DU PRÉSIDENT DE LA SECTION ET DES MEMBRES DU COMITE CONSULTATIF :
Article 18 : La responsabilité des membres du bureau de section (en application de l’article 12 des statuts)
La responsabilité du président de section peut notamment être engagée vis-à-vis des instances nationales pour non-respect des dispositions statutaires et réglementaires propres à l’association ou pour engagement de dépenses non compatibles avec les ressources de sa section.
Dans le cas où il est mis fin aux fonctions du président, et sauf appel de sa part devant l’assemblée générale de l’association, une assemblée générale de la section est convoquée dans les meilleurs délais pour procéder à l’élection d’un nouveau bureau de section.
Toute décision mettant fin aux fonctions du président ou d’un membre du bureau de la section est notifiée à l’intéressé et aux membres du bureau de section et du comité consultatif.
IX – ARTICLE D’EXÉCUTION
Article 19 :
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur après validation par le conseil d’administration national de l’association et approbation par l’assemblée générale de la section de la Côte-d’Or (en application de l’article 12-2 des statuts).